Kontakt / Ticket System¶
Warexo beinhaltet ein Ticket System das es Ihnen erlaubt den E-Mail und Telefonkontakt zu koordinieren.
Einrichtung¶
Das Ticketing ruft E-Mails von einem IMAP Postfach ab und verwaltet dieses, um die Funktion nutzen zu können sollte ein eigenes E-Mail Postfach speziell für den Kundenkontakt angelegt werden.
Hinweis
Bitte rufen Sie die E-Mails des Kontaktpostfachs niemals direkt ab, es könnten sonst Nachrichten verloren gehen
Die Einstellungen zum IMAP Postfach legen Sie in den Mandanteneinstellungen unter fest.
- IMAP Server
Server Adresse des E-Mail Postfachs
- IMAP Port
Server Port
- IMAP Benutzer / Passwort
IMAP Zugangsdaten
- IMAP Verschlüsselung
Genutzter Verschlüsselungsalgorithmus
Hinweis
Sie erhalten die notwendigen IMAP Einstellungen von Ihrem Hoster bzw. E-Mail Provider
E-Mails abrufen¶
Die Kundennachrichten können manuell über oder automatisch im Hintergrund über den unter angezeigten Cronjob abgerufen werden.
Auf Nachrichten antworten¶
Wählen Sie die gewünschte Nachricht aus, verfassen Sie ihre gewünschte Antwort im Bereich (die E-Mail-Vorlage können Sie im Textbaustein "Kontakt: Antwort für Kunde" anpassen)
- Betreff
Vorausgefüllt mit ursprünglichem Betreff, Re: als Prefix
- Empfänger
Vorausgefüllt mit Absender Adresse
- CC
Wenn gewünscht CC Adresse für die Nachricht
- Status
Status des Kontakts nach absenden der Nachricht, Standard ist Beantwortet
- Vorlage
Wenn gewählt wird automatisch eine Nachrichtenvorlage in das Nachrichtenfeld übertragen
- Nachricht
Geben Sie hier den Antworttext ein
- Dateianhänge
Beliebige Dateianhänge die mit versendet werden sollen
Kontakt Details bearbeiten¶
Im Bereich haben Sie die Möglichkeit verschiedene Einstellungen vorzunehmen
- Betreff
Ändert den Betreff der Nachricht
- Ticketbearbeiter
Zuständiger Benutzer (aus der Benutzergruppe "Ticket-Support") der diese Nachricht bearbeiten soll.
- Zugewiesene Benutzer
Mehrere Benutzer (aus der Benutzergruppe "Ticket-Support") die diese Nachricht überwachen sollen
- Kunde
Verknüpfter Kunde
- Zugewiesene Kunden
Erlaubt es Nachrichten mehreren Kunden zuzuweisen
- Status
Aktueller Status der Nachricht
- Kundennotiz
Notiz die dem Kunden im Extranet angezeigt wird
- Interne Notiz
Interne Notiz die nur Ihre Sachbearbeiter sehen können
- Voraussichtlicher Bearbeitungstermin
Datum das dem Kunden als voraussichtlicher Bearbeitungstermin angezeigt wird
- Geschätzer Aufwand
Geschätzter Zeitaufwand der dem Kunden angezeigt wird
- Bearbeitungstermin
Start- und Enddatum an dem die Anfrage bearbeitet wird
- Mandant
Zugewiesener Mandant
- Zeiterfassung erlaubt
Der Kunde hat der Zeiterfassung zu diesem Ticket zugestimmt
Zeit tracken¶
Ihre Sachbearbeiter können notieren wieviel Zeit für die Bearbeitung eines Vorgangs benötigt wurde. Anhand dieser Zeiten können später Abrechnungen an die Kunden erstellt werden. Über die Funktion Timer starten wird ein Timer gestartet der im Hintergrund die verbrauchte Zeit zählt bis dieser wieder beendet wird.
Um die verbrauchten Zeiten abzurechnen können Sie mit dem erweiterten Filter Tickets mit nicht abgerechneter Zeit alle nicht abgerechneten Tickets anzeigen und über die Funktion automatisch Angebote erstellen die die offenen Zeiten abrechnen.
Hinweis
Der pro Stunde veranschlagte Preis wird in den Benutzergruppen festgelegt.