Kontakt

Warexo beinhaltet ein Ticket System das es Ihnen erlaubt den E-Mail und Telefonkontakt zu koordinieren.

Einrichtung

Das Ticketing ruft E-Mails von einem IMAP Postfach ab und verwaltet dieses, um die Funktion nutzen zu können sollte ein eigenes E-Mail Postfach speziell für den Kundenkontakt angelegt werden.

Hinweis

Bitte rufen Sie die E-Mails des Kontaktpostfachs niemals direkt ab, es könnten sonst Nachrichten verloren gehen

Die Einstellungen zum IMAP Postfach legen Sie in den Mandanteneinstellungen unter Einstellungen ‣ Mandant ‣ Stamm ‣ Webshop fest.

IMAP Server

Server Adresse des E-Mail Postfachs

IMAP Port

Server Port

IMAP Benutzer / Passwort

IMAP Zugangsdaten

IMAP Verschlüsselung

Genutzter Verschlüsselungsalgorithmus

Hinweis

Sie erhalten die notwendigen IMAP Einstellungen von Ihrem Hoster bzw. E-Mail Provider

E-Mails abrufen

Die Kundennachrichten können manuell über Kunden ‣ Kontakt ‣ Nachrichten aktualisieren oder automatisch im Hintergrund über den unter Systemverwaltung ‣ Schnittstellen ‣ Plugins ‣ Ticketsystem / Kundenkontakt angezeigten Cronjob abgerufen werden.

Auf Nachrichten antworten

Wählen Sie die gewünschte Nachricht aus, verfassen Sie ihre gewünschte Antwort im Bereich Antwort verfassen

Betreff

Vorausgefüllt mit ursprünglichem Betreff, Re: als Prefix

Empfänger

Vorausgefüllt mit Absender Adresse

CC

Wenn gewünscht CC Adresse für die Nachricht

Status

Status des Kontakts nach absenden der Nachricht, Standard ist Beantwortet

Vorlage

Wenn gewählt wird automatisch eine Nachrichtenvorlage in das Nachrichtenfeld übertragen

Nachricht

Geben Sie hier den Antworttext ein

Dateianhänge

Beliebige Dateianhänge die mit versendet werden sollen

Kontakt Details bearbeiten

Im Bereich Informationen haben Sie die Möglichkeit verschiedene Einstellungen vorzunehmen

Betreff

Ändert den Betreff der Nachricht

Ticketbearbeiter

Zuständiger Benutzer der diese Nachricht bearbeiten soll

Zugewiesene Benutzer

Mehrere Benutzer die diese Nachricht überwachen sollen

Kunde

Verknüpfter Kunde

Zugewiesene Kunden

Erlaubt es Nachrichten mehreren Kunden zuzuweisen

Status

Aktueller Status der Nachricht

Kundennotiz

Notiz die dem Kunden im Extranet angezeigt wird

Interne Notiz

Interne Notiz die nur Ihre Sachbearbeiter sehen können

Voraussichtlicher Bearbeitungstermin

Datum das dem Kunden als voraussichtlicher Bearbeitungstermin angezeigt wird

Geschätzer Aufwand

Geschätzter Zeitaufwand der dem Kunden angezeigt wird

Bearbeitungstermin

Start- und Enddatum an dem die Anfrage bearbeitet wird

Mandant

Zugewiesener Mandant

Zeiterfassung erlaubt

Der Kunde hat der Zeiterfassung zu diesem Ticket zugestimmt

Zeit tracken

Ihre Sachbearbeiter können notieren wieviel Zeit für die Bearbeitung eines Vorgangs benötigt wurde. Anhand dieser Zeiten können später Abrechnungen an die Kunden erstellt werden. Über die Funktion Timer starten wird ein Timer gestartet der im Hintergrund die verbrauchte Zeit zählt bis dieser wieder beendet wird.

Um die verbrauchten Zeiten abzurechnen können Sie mit dem erweiterten Filter Tickets mit nicht abgerechneter Zeit alle nicht abgerechneten Tickets anzeigen und über die Funktion Ausgewählte Zeilen ‣ Zeit abrechnen automatisch Angebote erstellen die die offenen Zeiten abrechnen.

Hinweis

Der pro Stunde veranschlagte Preis wird in den Benutzergruppen festgelegt.